الهامش حسب على سعر المورد. أما التكلفة فوصلت بعدها بستة أسابيع
أمر الشراء يحمل رقمًا واحدًا. أما تكلفة البضاعة التي اشتراها فتجمع على مدى شهرين من الشحن والجمارك والتخليص والمناولة وأرضيات الميناء — وحين تصل آخر فاتورة تكون البضاعة قد بيعت بسعر وضع من الرقم الأول.
· 5 دقائق قراءة · بقلم فريق البحث والتحرير في Faceela
راجعه أحمد حسن الجمال — مستشار أنظمة المؤسسات
يوم تسعر حاوية بضاعة لا يوجد لها في النظام إلا رقم واحد: سعر المورد على أمر الشراء. لنقل 42,000 دولار. كل ما يفعله البائع ذلك الأسبوع محسوب من هذا الرقم — قائمة الأسعار، والخصم المسموح له، والهامش الذي سيعرضه تقرير المبيعات.
أما التكلفة الحقيقية لتلك الحاوية فغير معروفة ذلك الأسبوع. هي تتجمع على مدى ستة إلى عشرة أسابيع، من نحو اثنتي عشرة فاتورة تصدرها ستة أطراف مختلفة، وكل واحدة منها تصل بعد القرار الذي كان من المفترض أن تبنى عليه.
هذه هي المشكلة كلها، وهي ليست مشكلة محاسبية. الحسابات في الغالب صحيحة. الخطأ في الصنف، وهو خطأ يبقى، ويرثه كل قرار يتخذ على مستوى الصنف.
الفرق بين الأمرين هو ما يجعل المسألة تعيش سنوات دون أن ينتبه لها أحد. المدقق ينظر إلى الإجماليات، وهي سليمة. أما التاجر فيقرر صنفًا صنفًا: أي بند يعاد طلبه، وبكم يباع، وأي خصم يحتمله. الصنف هو بالضبط المكان الذي لم يصل إليه شيء من تلك الفواتير.
ما الذي يصل بعد أمر الشراء
| بند التكلفة | من يصدر الفاتورة | متى يعرف |
|---|---|---|
| الشحن البحري أو الجوي | وكيل الشحن | تقريبًا عند الحجز، وبالضبط عند الفاتورة |
| التأمين البحري | الوسيط | مع مستندات الشحنة |
| الرسوم الجمركية، 5% على قيمة CIF | تدفع عند الإدخال | عند التخليص |
| المخلص الجمركي والمستندات | المخلص | بعد التخليص بأيام |
| مناولة الميناء وإذن التسليم | المحطة | مع فاتورة المخلص |
| الأرضيات وتأخير الحاوية | خط الشحن | فقط إن حدث خلل |
| النقل الداخلي إلى المستودع | الناقل | عند التسليم |
| مصاريف الاعتماد وعمولة القبول وفرق الصرف | البنك | في كشف الحساب، بلا توزيع |
ثمانية أطراف، وثمانية توقيتات، وحاوية واحدة. لا واحد من هذه الأرقام متاح في اللحظة التي يضع فيها أحد سعر البيع. وبعضها لا يعرف إلا بعد أسابيع من خروج أول تسليمات الحاوية من المستودع.
البنود أيضًا لا تكبر مع بعضها. الشحن يحسب بالحاوية، والجمارك تحسب بالقيمة. فصنف خفيف غالي الثمن وصنف ثقيل رخيص، إن حملا في الصندوق نفسه، حملا حصتين مختلفتين تمامًا من الفاتورة نفسها. أما توزيع الفاتورة بقيمة السطر، وهو ما يفعله ملف الإكسل لأنه أسهل عمود، فيحمل الصنف الغالي ثمن المساحة التي شغلها الثقيل.
الحاوية الواحدة تحمل عادة أصنافًا تختلف في الوزن والحجم والقيمة، وفاتورة الشحن التي جاءت بها سطر واحد. فمن يوزع ذلك السطر بالقيمة يكون قد اختار العمود الجاهز في الملف، لا العمود الذي سبب التكلفة.
شكل المسألة
رقم واحد يوم التسعير، وثمانية تصل بعد القرارات
يوم تسعر
سعر أمر الشراء
رقم واحد، وهو رقم التكلفة الوحيد الموجود هذا الأسبوع. قائمة الأسعار، والخصم المسموح للبائع، والهامش الذي سيعرضه تقرير المبيعات — كلها محسوبة منه.
وبقية التكلفة تصل أدناه، مجمعة بحسب الوقت الذي تصير فيه معلومة، ومقابلها ما كان قد تقرر قبلها.
بينما الحاوية على البحر
الشحن البحري أو الجوي
تأخرت عن: عرض السعر. خرج مسعرًا من أمر الشراء، ورد عليه العميل أصلًا.
التأمين البحري
تأخرت عن: الخصم المعتمد على ذلك العرض، أقر على نقاط هامش لم تكن موجودة.
عند التخليص وفي الأيام التي تليه
الرسوم الجمركية، ٥٪ على قيمة CIF
تأخرت عن: تقويم المخزون. استلمت البضاعة بسعر أمر الشراء، وهذا ما يقول النظام إنها تساويه.
المخلص الجمركي والمستندات
تأخرت عن: مجمل الربح المعلن فعلًا على أول تسليمات خرجت من الحاوية.
مناولة الميناء وإذن التسليم
تأخرت عن: مراجعة قائمة الأسعار، وقد بدأت من رقم تكلفة ليس هو التكلفة.
النقل الداخلي إلى المستودع
تأخرت عن: إعادة الطلب. الصنف عاد إلى قائمة الشراء، مرتبًا بربحية لم تحمل شيئًا من هذا قط.
بعد أن تستقر البضاعة على الرف ويباع بعضها
الأرضيات وتأخير الحاوية
تأخرت عن: لا شيء، وهذه هي المشكلة. ملف الشحنة أقفل، فالرسم لم يتأخر عن قرار — تأخر عن صاحب.
مصاريف الاعتماد وعمولة القبول وفرق الصرف
تأخرت عن: الشهر، وقد أقفل وأعلن. تصل في كشف بنكي بلا توزيع، حيث لا يستطيع أي صنف أن يرثها.
بعد ستة إلى عشرة أسابيع
كل فاتورة أعلاه صارت مقيدة، بشكل صحيح، في حساب مصروف في الشهر الذي وصلت فيه. قائمة الدخل تتزن، والمدقق راض. وتكلفة الصنف ما زالت سعر أمر الشراء في أعلى هذا الرسم، وكل قرار يتخذ على مستوى الصنف ما زال يرثه.
أين يذهب المال فعلًا
المعالجة الافتراضية أن تقيد كل فاتورة من هذه في حساب مصروف في الشهر الذي وصلت فيه. لا شيء في ذلك غير صحيح. قائمة الدخل تتزن، والمدقق راض.
لكن البضاعة قومت بسعر أمر الشراء يوم استلمت. حساب المصروف ليس فيه بعد اسمه «الصنف»، فالمبلغ يدخل قائمة الدخل ولا يدخل بطاقة أي صنف، ولا تبقى بعد ذلك طريقة يرث بها الصنف نصيبه منه.
النتيجة أربعة أشياء:
- مجمل الربح على مستوى الصنف مبالغ فيه، بمقدار ما يقع من التكلفة الواصلة خارج أمر الشراء. وهو عادة بين 8% و18% في الشحن البحري من آسيا إلى جبل علي، وأكثر من ذلك بكثير في الجوي.
- المبالغة غير متساوية، فهي لا تلغي بعضها. أكبرها على الأصناف منخفضة القيمة كثيرة الحركة الثقيلة، وهي بالضبط الفئة التي يعدها الموزع مصدر رزقه.
- قرارات إعادة الطلب تبنى على ترتيب خاطئ. الصنف الذي يتصدر قائمة «الأكثر ربحية» هو غالبًا الصنف الذي لم تحمل عليه حصته من الشحن قط.
- مراجعة قائمة الأسعار تبدأ من رقم تكلفة ليس هو التكلفة. فخصم يعتمد على أنه «يبقي 12 نقطة هامش» يكون أحيانًا ثلاث نقاط.
لا ينتج عن هذا كله خطأ في أي مكان. ينتج عنه شركة أقل ربحًا في الحقيقة مما تقوله تقاريرها، وهذه هي مشكلة لوحة المؤشرات في أغلى صورها.
الأرضيات تستحق اسمًا منفصلًا
كل بند آخر في الجدول تكلفة عمل. أما الأرضيات فتكلفة عدم الرد على رسالة.
تحسب لكل حاوية عن كل يوم، وتبدأ بعد مهلة مجانية لا يراقبها أحد، وسببها مستند ناقص أو دفعة متأخرة أو إذن تسليم لم يستلمه أحد. المهلة تنتهي في تاريخ معلوم مسبقًا، ثم يبدأ العداد بلا إشعار من أحد. هي البند الوحيد في الجدول الذي يمكن تجنبه بالكامل. هي أيضًا البند الوحيد الذي لا يستطيع أحد نسبته إلى عملية بعينها، لأن البضاعة تكون على الرف وملف الشحنة مقفلًا حين تصل فاتورتها. فتقيد مصروفًا إداريًا، وتغيب عن الشحنة التي سببتها وعن الشخص الذي كان يستطيع منعها.
النظام الذي يعيد الأرضيات إلى الشحنة، ويعرضها لكل شحنة في كل شهر، يغير السلوك في ربع سنة تقريبًا. لا لأن أحدًا وعظ أحدًا، بل لأن الرقم صار له اسم مرتبط به.
ما الذي تطلب من المورد أن يريك إياه
التكلفة الواصلة اختبار عرض جيد لأن وصفها سهل وبناءها صعب. اطلب البنود الخمسة على نظام حي، وعلى شحنة حقيقية، لا على شرائح.
- استلم بضاعة بأمر شراء، ثم قيد فاتورة الشحن بعد الاستلام، وأر تكلفة الصنف وهي تتغير.
- وزع فاتورة شحن واحدة على حاوية مختلطة بالوزن، ثم بالحجم، ثم بالقيمة، وأر أن الأجوبة الثلاثة مختلفة.
- أر تكلفة صنف بيع بعضه قبل وصول فاتورة الشحن، ثم أر ما حدث للهامش الذي أعلن على تلك المبيعات.
- أر التكلفة الواصلة لكل شحنة مقابل التقدير الذي وضع وقت الطلب، وأخرج تقرير مجمل ربح بالصنف مبنيًا عليها، وطابق إجماليه مع الأستاذ العام.
- أر الأرضيات سطرًا على الشحنة التي سببتها، لا مصروفًا إداريًا.
البند الثالث هو الحاسم. كل نظام يستطيع تجميع التكاليف على بضاعة ما زالت في المستودع. أما معالجة الجزء المباع، والصدق في بيان الهامش بعد تعديله، فهي الحالة التي تفرق بين محرك تكلفة واصلة حقيقي وبين خانة مؤشرة في قائمة مزايا.
البند الرابع هو الهادئ. تقرير مجمل ربح مبني على التكلفة الواصلة يسهل إخراجه، لكنه لا يساوي شيئًا إن لم يطابق إجماليه الأستاذ العام. المطابقة هي ما يفصل رقمًا تقرر عليه عن رقم استخرج على جانب.
باختصار
سعر أمر الشراء هو رقم التكلفة الوحيد المتاح حين يوضع سعر البيع، وهو ليس التكلفة. الباقي يصل لاحقًا، بنسب غير متساوية، من أطراف لا يعرف بعضها بعضًا، ويستقر في حسابات مصروفات لا يستطيع أي صنف أن يرث منها شيئًا.
لا شيء في الحسابات خطأ. لكن كل رقم يقود به التاجر شركته فعلًا خطأ.
العلاج ليس مزيدًا من الانضباط في ترميز الفواتير. العلاج أن تكون الشحنة، لا الشهر، هي الشيء الذي تلتصق به التكاليف، وأن يسمح لتكلفة الصنف بأن تتغير بعد استلام البضاعة، بما في ذلك بعد بيع جزء منها.
وصنف واحد من البضائع يكسر الحساب قبل أن يبدأ: المخزون المحفوظ برسوم معلقة، حيث تكلفة لم تتحملها بعد قد لا تتحملها أبدًا. وذلك مخزون المنطقة الحرة وإعادة التصدير، ويحتاج تقويمين لا تقويمًا واحدًا يعدل لاحقًا.
وإن كنت المخلّص لا المستورد، فالأرقام نفسها مسألة هامش لا مسألة تقويم، وهي تتحرك بعد رفع الملف في التقارير — وذلك لماذا يصل هامش ملف الشحن متأخرًا عن إدارته.
هذا كله يعمل على أودو من طرفه إلى طرفه، بالمستودع وملف الشحن على السجل نفسه، في Logix. والحجة الأوسع لشركة تجارية في أنظمة ERP للتجارة والتوزيع في الإمارات، والتسرب المجاور — مخزون موجود على الورق لا على الرف — في لماذا رقم مخزونك خطأ.