الهامش حُسِب على سعر المورّد. أما التكلفة فوصلت بعدها بستة أسابيع

يوم تُسعِّر، يكون في النظام رقم واحد فقط لحاوية البضاعة: سعر المورّد على أمر الشراء. ٤٢٬٠٠٠ دولار مثلًا. وكل ما يفعله البائع في ذلك الأسبوع — قائمة الأسعار، والخصم المسموح له، والهامش الذي يعرضه تقرير المبيعات — محسوب منه.

أما التكلفة الحقيقية لتلك الحاوية فلا يمكن معرفتها ذلك الأسبوع. هي تُجمَّع، على مدى ستة إلى عشرة أسابيع، من عشرات الفواتير من ست جهات مختلفة، وكل واحدة منها تصل بعد القرار الذي كان يُفترض أن تُبنى عليه.

هذه هي المشكلة كلها، وهي ليست مشكلة محاسبية. الحسابات سليمة في الغالب. أما الصنف فخطأ، بشكل دائم، وكل قرار يُتخذ على مستوى الصنف يرث الخطأ.

ما يصل بعد أمر الشراء

ثماني جهات، وثمانية توقيتات، وحاوية واحدة. ولاحظ أن ولا واحدة منها متاحة لحظة يضع أحدهم سعر البيع.

ولاحظ كذلك أنها لا تتناسب مع بعضها. الشحن بالحاوية والجمارك بالقيمة، فالصنف الخفيف الغالي والصنف الثقيل الرخيص إذا حُمِّلا في نفس الصندوق يحملان نصيبين متباعدين تمامًا من نفس الفاتورة — وتوزيع تلك الفاتورة بنسبة قيمة السطر، وهو ما يفعله ملف الإكسل لأنه العمود السهل، يُحمِّل الصنف الغالي ثمن المساحة التي شغلها الثقيل.

شكل المسألة

رقم واحد يوم التسعير، وثمانية تصل بعد القرارات

يوم تُسعِّر

سعر أمر الشراء

رقم واحد، وهو رقم التكلفة الوحيد الموجود هذا الأسبوع. قائمة الأسعار، والخصم المسموح للبائع، والهامش الذي سيعرضه تقرير المبيعات — كلها محسوبة منه.

وبقية التكلفة تصل أدناه، مجمّعة بحسب الوقت الذي تصير فيه معلومة، ومقابلها ما كان قد تقرّر قبلها.

1. بينما الحاوية على البحر

   • الشحن البحري أو الجوي

     تأخّرت عن: عرض السعر. خرج مُسعَّرًا من أمر الشراء، وردّ عليه العميل أصلًا.

   • التأمين البحري

     تأخّرت عن: الخصم المعتمَد على ذلك العرض، أُقِرّ على نقاط هامش لم تكن موجودة.

2. عند التخليص وفي الأيام التي تليه

   • الرسوم الجمركية، ٥٪ على قيمة CIF

     تأخّرت عن: تقويم المخزون. استُلمت البضاعة بسعر أمر الشراء، وهذا ما يقول النظام إنها تساويه.

   • المخلّص الجمركي والمستندات

     تأخّرت عن: مجمل الربح المُعلَن فعلًا على أول تسليمات خرجت من الحاوية.

   • مناولة الميناء وإذن التسليم

     تأخّرت عن: مراجعة قائمة الأسعار، وقد بدأت من رقم تكلفة ليس هو التكلفة.

   • النقل الداخلي إلى المستودع

     تأخّرت عن: إعادة الطلب. الصنف عاد إلى قائمة الشراء، مرتَّبًا بربحية لم تحمل شيئًا من هذا قط.

3. بعد أن تستقر البضاعة على الرف ويُباع بعضها

   • الأرضيات وتأخير الحاوية

     تأخّرت عن: لا شيء، وهذه هي المشكلة. ملف الشحنة أُقفل، فالرسم لم يتأخر عن قرار — تأخر عن صاحب.

   • مصاريف الاعتماد وعمولة القبول وفرق الصرف

     تأخّرت عن: الشهر، وقد أُقفل وأُعلن. تصل في كشف بنكي بلا توزيع، حيث لا يستطيع أي صنف أن يرثها.

بعد ستة إلى عشرة أسابيع

كل فاتورة أعلاه صارت مقيَّدة، بشكل صحيح، في حساب مصروف في الشهر الذي وصلت فيه. قائمة الدخل تتزن، والمدقق راضٍ. وتكلفة الصنف ما زالت سعر أمر الشراء في أعلى هذا الرسم، وكل قرار يُتخذ على مستوى الصنف ما زال يرثه.

أين تذهب الفلوس فعلًا

المعالجة الافتراضية أن تُقيَّد كل فاتورة من هذه في حساب مصروف في الشهر الذي وصلت فيه. ولا شيء في ذلك غير صحيح. قائمة الدخل تتزن. والمدقق راضٍ.

لكن البضاعة قُيِّمت بسعر أمر الشراء يوم استلامها، ومن ثَمّ:

• مجمل الربح لكل صنف مُبالَغ فيه، بمقدار ما يقع من التكلفة الواصلة خارج أمر الشراء — وهو عادة ٨٪ إلى ١٨٪ في الشحن البحري من آسيا إلى جبل علي، وأضعاف ذلك في الجوي.
• والمبالغة غير متساوية، فهي لا تُلغي نفسها. أكبرها في الأصناف منخفضة القيمة عالية الدوران الثقيلة، وهي بالضبط الفئة التي يعتبرها الموزّع مصدر رزقه.
• وقرارات إعادة الطلب تُتخذ على ترتيب خاطئ. الصنف الذي يتصدّر قائمة «الأعلى ربحية» هو غالبًا الصنف الذي لم يُحمَّل نصيبه من الشحن.
• ومراجعات قائمة الأسعار تبدأ من رقم تكلفة ليس هو التكلفة، فالخصم الذي يُعتمد على أنه «ما زال يترك ١٢ نقطة هامش» يكون أحيانًا ثلاثًا.

ولا شيء من هذا يُنتج خطأً في أي مكان. يُنتج شركة أقل ربحية من تقاريرها بهدوء، وهي مشكلة لوحة المؤشرات في أغلى صورها.

الأرضيات تستحق أن تُذكر وحدها

كل بند آخر في الجدول أعلاه تكلفة ممارسة التجارة. أما الأرضيات فتكلفة عدم الرد على رسالة.

تتراكم بالحاوية في اليوم، وتبدأ بعد فترة سماح لا يراقبها أحد، وسببها مستند ناقص، أو دفعة تأخرت، أو إذن تسليم لم يُستلَم. وهي أيضًا البند الوحيد في الجدول الذي يمكن تفاديه بالكامل، والوحيد الذي لا يستطيع أحد نسبته إلى شحنة، لأن الفاتورة حين تصل تكون البضاعة على الرف والملف مقفولًا.

والنظام الذي يعيد الأرضيات إلى الشحنة، ويعرضها لكل شحنة شهريًا، يغيّر السلوك في ربع سنة تقريبًا. لا لأن أحدًا وُعِظ — بل لأن الرقم صار له اسم.

ما تطلب من المورّد أن يُريك إياه

على نظام حي، وشحنة حقيقية، لا على شرائح عرض.

1. استلم بضاعة على أمر شراء ثم قيِّد فاتورة الشحن بعدها، وأرِني تغيّر تكلفة الصنف.
2. وزّع فاتورة شحن واحدة على حاوية مختلطة بالوزن، وبالحجم، وبالقيمة، وأرِني اختلاف الأجوبة الثلاثة.
3. أرِني تكلفة صنف بِيع جزء منه قبل وصول فاتورة الشحن — وأرِني ماذا حدث للهامش الذي أُعلن على تلك المبيعات.
4. أرِني التكلفة الواصلة لكل شحنة مقابل التقدير الذي وُضع وقت الطلب.
5. أرِني الأرضيات كسطر على الشحنة التي تسببت فيها، لا كمصروف إداري.
6. أخرِج تقرير مجمل ربح لكل صنف يستخدم التكلفة الواصلة، وطابِق إجماليه مع الأستاذ العام.

البند الثالث هو الذي يحسم. كل نظام يستطيع تجميع التكاليف على مخزون ما زال في المستودع. أما معالجة الجزء المباع — والصدق بشأن الهامش المُعاد بيانه — فهي الحالة التي تفصل محرّك تكلفة واصلة حقيقيًا عن خانة في قائمة.

باختصار

سعر أمر الشراء هو رقم التكلفة الوحيد المتاح حين يُوضع السعر، وهو ليس التكلفة. والباقي يصل لاحقًا، بشكل غير متساوٍ، من جهات لا يعرف بعضها بعضًا، ويستقر في حسابات مصروف لا يستطيع أي صنف أن يرث منها.

لا شيء في الحسابات خطأ. وكل رقم يقود به التاجر فعلًا خطأ.

والعلاج ليس مزيدًا من الانضباط في ترميز الفواتير. العلاج أن تكون الشحنة، لا الشهر، هي الشيء الذي تلتصق به التكاليف — وأن يُسمح لتكلفة الصنف بالتغيّر بعد الاستلام، بما في ذلك بعد بيع جزء منه.

وكيف يعمل ذلك من طرف إلى طرف على أودو، والمستودع وملف الشحن على نفس السجل، هو Logix. والحجة الأوسع للشركة التجارية في نظام ERP للتجارة والتوزيع في الإمارات، والتسريب المجاور — مخزون موجود على الورق لا على الرف — في لماذا رقم مخزونك خاطئ.